第二周　认识行政管理

行政管理是指通过有效的计划、组织、监督、控制与协调来对企业的人、财、物等内部事务和活动进行统一的管理，以便提高企业组织效能和效率的一种方法。

问题5：行政管理有什么功能？

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂的。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。

概括起来说，行政管理在企业中主要有如图1-10所示的三大功能。

1.管理是主干

行政部不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。

这就要求行政经理不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲劲的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。

很显然，只有有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。

2.协调是核心

行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，并在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不能称为真正的协调。

3.服务是根本

从“服务”上说，行政部要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务做得再出色，毕竟是以服务于企业为最终目的。行政部的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点在行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目标的实现，以至于引起大家的关注。

问题6：行政管理包含哪些内容？

企业行政管理工作包括：行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理，具体包括图1-11所示的内容。

问题7：行政管理的要点是什么？

1.行政管理工作需要明确岗位职责

行政事务多而烦琐，如下所示。

（1）日常办公事务管理包括日常事务计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作。

（2）办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定。

（3）文书资料管理包括公文管理、档案管理、书刊管理。

（4）会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作。

（5）其他事务视具体情况而定。

作为行政部，应按岗位职责明确分工，保证每项工作都有人抓。

2.行政管理工作需要加强沟通

沟通包括横向沟通和纵向沟通。

（1）横向沟通。

横向沟通的对象包括企业内部相关部门和外界媒体、政府机关等。行政经理在传达精神和布置工作任务及协调各部门工作时，一定要真诚、谦虚。与外界沟通时需要有较强的适应能力和自我控制能力。

（2）纵向沟通。

纵向沟通分为与上级部门沟通和与下级部门沟通，如图1-12所示。

3.行政管理工作需要注重信息的收集和整理

信息包括企业外部信息和企业内部信息。

（1）企业外部信息具体包括：国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。（2）企业内部信息具体包括：财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。

4.行政管理工作需要踏踏实实的态度

完善成熟的制度有了，既定目标有了，关键就是要执行好，这需要注意图1-13所示的几点。

只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，那么企业就会发展得更快、走得更远。

问题8：什么是企业的行政管理体系？

企业行政管理体系，可以说是企业的“中枢神经系统”。它是以总经理为最高领导、由行政副总经理分工负责、由专门行政部组织实施，其触角深入企业各个部门和分支机构的一个完整的系统、网络。

行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中行政管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务顺利、有效的进行和相互之间的协调。

负责行政、技术、生产、财务、经营或开发的各位副总经理，都应在总经理的领导下、协助总经理统揽涉及全公司各部门、各分支机构的“行政”“技术”“生产”“财务”“经营”或“开发”事务；不管涉及哪个部门或哪个分支机构，只要是“行政方面”的事，都由行政副总经理统一领导和出面协调。

专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。

企业设立行政管理系统部门的初衷往往是将主营业务（制造、销售、研发等）外的事务性工作剥离出来，使得企业的管理者能够集中精力和时间做主营业务，保持业务的迅猛增长并提高市场竞争力。随着企业的逐步发展壮大，又从行政中分离出市场、人力资源、客户服务、售后服务等专门机构。