第一周　明白自己的岗位

为什么我被提升为行政经理而不是别人呢？因为我具备行政经理的任职条件，知道行政经理要做什么，如何去做，而且肯定能做好。

问题1：行政经理的岗位职责是什么？

行政经理是企业行政部的最高领导，主要负责单位的行政管理。但行政工作涵盖哪些范围？尤其是在一些当代企业中，行政经理的主要职责是什么呢？相信有许多人会这样问。那么，还是先来看看不同企业对行政经理的招聘要求吧（图1-1和图1-2）！

从以上两则招聘要求可以略知行政经理的职责范围，但其职责也会随着企业规模的大小而有所变化。

比如一些大规模的企业，组织机构健全，行政部主要负责行政事务的处理；而规模小的企业，行政部的工作范围就要广泛得多，除了行政事务外，还有总务方面、后勤方面事务，甚至人事劳资方面的事务也是行政部的事。

一般来说，行政经理的主要职责如下。

（1）组织制定行政部发展规划、工作计划与预算方案。

（2）组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行。

（3）负责组织安排企业的对外接待任务、企业对外的形象宣传活动。

（4）负责安排企业的各种工作会议，并做好会议记录和会议考勤，适时整理会议纪要。

（5）负责企业介绍信和公章使用登记管理，企业印章保管员档案更新工作。

（6）负责企业预算内外行政费用计划审核和执行控制。

（7）负责企业行政统计的审核工作。

（8）负责协助上级对企业各部门执行业务流程、工作标准和规范进行督导和协调。

（9）负责员工行为规范检查，办公环境优化、维护的监督。

（10）负责企业办公室的日常行政管理及后勤支持工作。

（11）负责与其他部门进行日常的工作协调、配合和沟通。

（12）负责行政部门工作的督导、检查和考核。

（13）负责协同有关部门组织好企业的各种会议及大型活动。

（14）上级交办的其他工作。

问题2：行政经理的任职条件是什么？

作为一名合格的行政经理，必须“才能”与“品德”兼备，“知识”与“经验”共存，才能更好地履行行政管理工作。

1.专业知识要求

行政经理的工作是一项贯穿上下、管理诸事、关注细节的综合性复杂工作，作为行政经理，必须要具备行政管理、法律、社会等方面的专业知识，具体如图1-3所示。

2.管理能力

行政经理应对整个企业以及企业内部如何相互合作，企业信息和记录的系统知识规划有全面的了解，并具有控制工作的能力。同时，管理工作必须重视人的因素。人是成败的关键，要想管理好，就要加强对人员的管理。所以，行政经理应有良好的人际关系，当赢得了下属及员工的爱戴时，也就激起了他们的工作热情，他们才能同心协力，共同为自己的部门努力工作，创造出更多的劳动成果。

3.观察力与预见力

预见力是人们揭示事物发展规律、洞悉未来的能力。一个人善于预见，则成功的概率就会增大。行政经理要想让自己的领导活动富有成效，必须提高自己的预见力。

要具备观察力与预见力应做到图1-4所示的几点。

4.分析问题的能力

分析、解决问题是一种技巧，也是一种技能。往往这种技能会对行政经理工作效果的好坏起关键作用。

（1）遇事要多提问。

（2）不要独立解决问题。对于问题的解决方法，可以征求员工的建议，也可以召开一次出谋划策的会议，最终找出几个可供选择的方案，从中多做分析来确定最为有效的方案。

5.控制能力

从行政工作角度讲，控制就是根据既定的目标和计划任务，监督、检查其实际执行情况，若发现偏差，应找出原因，采取有效措施，以便更好地实现既定的目标与计划任务。

提高控制能力的要点如下。

（1）进行细致而准确的测评。为此，要做到图1-5所示的几点。

（2）及时发现偏差，迅速报告上级领导，使上级领导能及时采取措施加以更正。

（3）必须灵活机动地处理各种具体问题，尽可能地把行政工作做得尽善尽美。

6.职业道德要求

行政经理的道德素质，不但要高于一般的社会道德，而且在职业道德的起点上也高于一般岗位的职业道德，具体要求如图1-6所示。

行政经理对自己的职业道德素质要求不能混同于自己的下属，更不能混同于一般员工。在道德素质方面，行政经理必须严格要求自己，才能言传身教，影响他人，让员工为实现目标而齐心合力工作。如果其在道德素质方面不能严格要求自己，便会产生不良影响，使他人对其产生不信任，从而不利于工作的开展。

7.心理素质要求

行政经理应该具有过硬的心理素质，即有敢于决断的气质、坚忍不拔的意志和承受心理压力的能力。这样才能从容地面对行政工作中的各种复杂问题和更好地处理各种烦琐的事务，其具体要求如图1-7所示。

问题3：行政经理有什么权力？

行政经理所拥有的权力是其履行工作的基础，没有权力，行政经理就不能对员工的行为进行控制，管理活动也就无法进行。通常而言，行政经理拥有图1-8所示的五种权力。

行政经理诚然大权在握，但一定要注意使用，不要轻易炫耀自己的权力，更不可滥用权力。行政经理在使用权力时，必须做到“三不要”：一是不要以权谋私；二是不要以权徇私；三是不要意气用权。

问题4：行政经理扮演什么角色？

企业行政管理担负着整个企业的管理和协调工作，而企业行政管理者就是企业的幕后英雄，做的是烦琐复杂的日常行政工作，不仅对工作要求高，而且往往吃力不讨好。

一般来说，行政经理在企业中会扮演图1-9所示的四种角色。

1.助手角色

这是企业行政经理在企业活动中所扮演的基本角色。企业行政部是协助上层领导做好综合管理、决策监督、调查研究、联系接待、管理文档和交办事项的管理部门，同时又是企业各职能部门工作的协调和事务管理部门，因此，企业行政管理的角色就是通过管理工作，使企业各项活动效率最大化，从而使企业管理工作井然有序。

2.参谋角色

现代企业所处的市场环境日益复杂，企业间的竞争愈加激烈，企业管理决策的难度越来越大。企业行政管理者的智囊、咨询、参谋作用愈显重要。任何个体的智力和经验都是有限的，企业的决策层往往因为事务繁多，无法对各种情况都做充分了解。行政经理的参谋作用是必需而且重要的。尤其在对各种决策信息的综合把握上，行政部是主要的管理部门，对决策所需相关信息的熟悉和把握可以给企业的上层决策提供很大的帮助，有助于企业在各种竞争中增加制胜筹码。

3.管家角色

在企业中，上层领导主要是从宏观上把握企业的经营战略和策略，职能部门负责各项职能工作的具体实施，而行政经理则主要充当统筹、策划、安排、处理各种行政事务的角色，即类似于“管家”。其主要任务是经营策略的制定实施、协调控制，安排企业内各职能部门的日常工作。这些工作的好坏，直接影响企业整体的运作效率。这是因为在企业管理活动中，企业行政机构属于综合性部门，处于枢纽地位，便于协调、组织和管理需要相互配合的整体活动和全局性工作。

4.活动家角色

企业行政经理在企业活动中起着信息的汇总和传递作用，并在职权范围内从事公关和协调工作，因而扮演着活动家的角色。