1.2 公文的通用格式

1.公文的通用格式及要素

2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）明确规定了法定公文的通用格式，对纸张、印刷、公文各要素排列顺序等均提出了细致的要求。

（1）公文用纸

公文用纸的要求涉及纸张定量、纸张白度、横向耐折度、不透明度、pH值等（见图1-3）。

（2）纸张大小

纸张常用A4规格（见图1-4）。如果是需要在公开场所张贴的公文，可根据实际情况确定纸张大小。

（3）公文印装

文字自左向右横写、横排，在左侧装订（见图1-5）。

（4）行数和字数

一般每页排22行，每行排28个字。如果有特殊情况，可适当调整。

（5）文面格式

文面是指公文的规格样式，它有标准、固定的格式。使用标准格式主要有两个好处：一是可以统一形象，体现公文的庄重性和权威性，比如，红头文件要使用统一的红头版式；二是便于后续查找，比如，公文写份号、发文字号便于归档，后续需要查阅时，依照发文字号可以很快找到需要的公文。

文面可分为版头、主体、版记和版心外，这4个部分又可细分为18个要素，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码（见表1-4）。

这些要素有各自的格式要求，写在什么位置、用什么字体、用多大的字号、用哪种颜色等都有细致的规定，全部记住确实有一定的困难。如果你希望提高工作效率，可以参考图1-6所示的公文通用模板，需要的时候直接套用。

2.版头

版头的要素包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人，如图1-7所示。

版头一般占据文件首页的三分之一，用红色分隔线与主体隔开。红色分隔线在发文字号下4mm处，与版心等宽，一般高0.35mm、宽156mm。

记忆口诀

上为版头下版记，中间最多为主体。

三者红线来分开，页码最底莫忘记。

六种要素列版头，份号密级紧急度。

发文机关加文件，文号签发红线堵。

份密紧急左顶格，一二三行顺序列。

密急三号黑体字，份号六位阿拉伯。

发文机关可简称，小标宋体红颜色。

版心上缘距三五，醒美庄重为原则。

联合行文主在前，文件二字放右侧。

（1）份号

份号是指公文的顺序号，如果一份公文印制了多份，就需要给文件编号。相关要求如下。

●在版心左上角第一行顶格写。

●采用3~6位阿拉伯数字，如“001”或“000001”。

●非必需，只有涉密公文才需要标注份号。

（2）密级和保密期限

密级是指公文的秘密等级，分为绝密、机密和秘密三种。保密期限是指保密的时效长短。绝密文件的默认保密期限为30年，机密文件的默认保密期限为20年，秘密文件的默认保密期限为10年。相关要求如下。

●在份号的下一行，版心左上角第二行顶格写。

●用三号黑体字。

●不写保密期限时，“密级”二字之间空一字。

●写保密期限时，用“★”把密级与保密期限隔开，如“秘密★3年”，“密级”二字之间不留空。

（3）紧急程度

紧急程度是指对公文送达和办理的时限要求。相关要求如下。

●在密级和保密期限的下一行，版心左上角第三行顶格写。

●用三号黑体字。

●紧急公文标注“特急”或“加急”字样，以电报形式发出的标注“特急”“加急”或“平急”。

份号、密级和保密期限、紧急程度并非每份公文都需要写，例如，只有秘密文件才需要标注密级。这三个要素依次排在版心左上角的前三行，当其中一个要素不写时，其他要素顺位补上即可（见表1-5）。

（4）发文机关标志

相关要求如下。

●上边缘至版心上边缘的距离应为35mm，正好可以标注份号、密级和保密期限、紧急程度。

●用小标宋体字，字号可根据发文机关需要自行设定，但不可超过22mm×15mm。

●标准格式：用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字（见图1-8）。

●如果是多单位联合发文，可以只标注主办机关，或者分行标注，主办机关在上、联合机关在下。如果有“文件”二字，发文机关应上下居中排列对齐，“文件”二字放在右侧（见图1-9）。

●特定公文可省略“文件”二字，如函（见图1-10）。

●与函不同，命令、会议纪要除了要省略“文件”二字，还要加上文种。通用格式为“××××命令”（见图1-11）、“××××会议纪要”（见图1-12）。

（5）发文字号

发文字号是一个机关发文的顺序号，给公文编号是为了方便日后查阅和管理。相关要求如下。

●平行文或下行文：在标题下面空两行居中（见图1-13）。

●上行文：左空一字写发文字号，右侧对称位置右空一字写签发人（见图1-14）。

●联合行文时使用主办机关的发文字号。

●发文字号用三号仿宋体，“签发人”三个字用三号仿宋体，具体姓名用三号楷体。

●形式：发文机关代字+〔年份〕+发文顺序号（见表1-6）。

●发文机关代字：机关代字+“发”“字”“函”“电”等。

●年份用六角括号括起来，省略“年”字，如“〔2022〕”。

●发文字号是发文机关一年内的发文顺序，不补虚位，例如，第三份文件应该是“3号”，而不是“03号”。

●企业可以自拟代字，比如，“恒司人字〔2022〕5号”指2022年恒太公司人事部发出的第五份文件。

（6）签发人

相关要求如下。

●上行文要标注签发人，以便上级机关询问。签发人指发文机关主要负责人。

●签发人在发文机关下空两行，右空一字，在发文字号同一行右侧对称位置，发文字号在左侧空一字位置。

●形式：签发人+全角冒号+签发人姓名。

●一行最多放两个签发人，当签发机关多于两个时，需要换行，每行签发人姓名的第一个字要对齐，发文字号和最后一个签发人姓名在同一行（见表1-7）。

●签发人姓名之间空一字，姓名若是两个字，中间应空一字。

3.主体

主体的要素包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章、成文日期、附注、附件，用一条和前面红色分隔线等宽的黑色分隔线与版记隔开（见图1-15）。

（1）标题

相关要求如下。

●在红色分隔线下空二行的位置居中排列。

●用二号小标宋体。

●完整形式为“发文机关+关于+事由+文种”，实际使用时既可以使用完整形式，如“××公司关于新产品的营销方案”，也可以只有事由和文种，如“关于×××同志任命的通知”，或者只有发文机关和文种，如“中华人民共和国主席令”，还可以直接写文种，如“通知”（见表1-8）。

●多单位联合发文时，各机关名称之间空一字。

●事由部分出现多个机关或人名时，各机关名称、人名之间用顿号，不用空格。

●发文机关不多于三个时，列出所有机关名称。

●发文机关多于三个时，可以省略部分机关，用“等”字概括。

●除了法律、法规、规章可以加书名号，标题中不可以使用其他标点符号。

●标题较长时，可以分多行居中排列（见图1-16）。

（2）主送机关

相关要求如下。

●在标题下空一行居左顶格写；如果主送机关多到一行写不下，回行时仍然要顶格写。

●用三号仿宋体。

●形式：主送机关+全角冒号。

●用全称或规范化简称或同类型机关统称，如“各区、县政府”。

●主送机关一般按重要程度排序。

●同类型机关之间用顿号，如“各省、自治区、直辖市人民政府”；不同类型机关之间用逗号，如“中央和国家机关各部委，各单位，各人民团体”。

●除了直接面向社会的公告、公报、通知等，一般公文都要写主送机关。

●上行文原则上只能有一个主送机关。

（3）正文

正文是公文的主要部分，用来表达发文机关的主要意图。相关要求如下。

●在主送机关的下一行写正文，每个自然段首行缩进两个字，各自然段之间不空行。

●正文部分的标题最多分为四级，即“一、”“（一）”“1.”“（1）”，依次用黑体、楷体、仿宋体、仿宋体（见图1-17）；如果不够四级，一般使用一级和三级标题，可以跳用，不能逆用。

●正文用三号仿宋体。

●涉及附件时应加括号注明，如“（见附件）”或“（附后）”等。

（4）附件说明

根据需要添加附加说明，既可以加，也可以不加。常见的附件说明有两类：一类是对正文的补充、说明或正文的参考材料，如图表、其他文字材料等；另一类是专门用来上报或下发的附件，包括“批转”“转发”“印发”的文件和随文颁发的制度、办法、规章等。

●在正文下空一行写附件说明，左空两字。

●用三号仿宋体。

●形式：附件+全角冒号+附件名称。

●附件名称后不加标点符号。

●如有多个附件，用数字标注顺序号，顺序号后面用小圆点。

●附件名称较长需换行时，应与上一行附件名称首字对齐（见表1-9）。

（5）发文机关署名

发文机关署名必须写全称或规范化简称。公文一般以发文机关名义签发，个别以领导人名义签发的文种应由本人在落款处签名或加盖签名章。

（6）成文日期

成文日期一般位于正文右下方，用阿拉伯数字写全年、月、日，不补虚位。例如，“3月”不用写成“03月”。

需要盖章的，右空四字（印章不能超出版心，要为印章预留位置）；不需要盖章的，右空两字。

会议通过的决定、决议，在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。一般公文以领导人的签发日期为准，联合公文以最后签发机关领导人的签发日期为准。

（7）印章

大部分公文都要盖章（见表1-10），少数特殊情况除外。

①加盖印章的公文（发文机关署名位置由成文日期决定，成文日期位置由印章大小决定）

a.单独行文

●在正文或附件说明右下方写发文机关名称、成文日期并盖章。

●成文日期一般右空四字（给印章留出位置），上边缘距离正文或附件说明多少行由印章大小决定。只要能确保成文日期处于印章中心偏下的位置即可，印章上边缘与正文或附件说明的距离控制在一行内。

●发文机关署名在成文日期的上一行，以成文日期为准，居中对齐（见图1-18）。

b.联合行文

●首排印章上边缘与正文或附件说明的距离控制在一行内。

●最后一个印章要居中下压发文机关署名和成文日期。

●两个机关联合发文时，印章上边缘对齐，相互不接触（见图1-19）。

●超过两个机关联合发文时，注意每排最多三个印章，两端不超出版心。印章之间不重叠、不接触，每个印章与对应的发文机关署名居中对齐（见图1-20）。

●发文机关署名排列顺序应与发文机关标志排列顺序保持一致。

②不加盖印章的公文

a.单独行文

●在正文或附件说明下空一行写发文机关署名，再下一行写成文日期。

●发文机关署名和成文日期的位置相对固定，整体上与边缘有两字的距离。

●发文机关署名和成文日期的相对长度会影响二者位置。

●当发文机关署名较短时，先确定成文日期的位置（右空两字），再确定发文机关署名的位置（见图1-21）。

●当发文机关署名较长时，先确定发文机关署名的位置（右空两字），再确定成文日期的位置（见图1-22）。

b.联合行文

●先写主办机关，再依次列出其余发文机关，其余发文机关与主办机关左右两端对齐。

●发文机关署名和成文日期的相对长度会影响二者位置，相关要求与单独行文时一样（见图1-23和图1-24）。

●其他格式与单独行文时一样。

③加盖签名章的公文

●在正文或附件说明下空两行、右空四字盖签发人签名章。

●在签名章左空两字写签发人职务。

●签名章下空一行右空四字写成文日期（见图1-25）。

●联合行文时，一个单位占一行，先盖主办机关签发人签名章，其余发文机关的签发人职务、签名章要与主办机关的签发人职务、签名章上下对齐。

（8）附注

●在成文日期的下一行左空两字写附注，用圆括号括起来，换行时要顶格写。

●用三号仿宋体。

●既可以说明传达范围，如“此件发至县级”“此件公开发布”（见图1-26）；也可以说明联系人和联系电话（见图1-27）。

（9）附件

●附件既可以和正文装订在一起，也可以不和正文装订在一起。

●“附件”两个字及附件顺序号在版心左上角第一行顶格写，用三号黑体。

●附件标题在版心第三行居中位置。

●其他格式参考正文。

4.版记

版记用一条黑色分隔线与主体隔开，这条分隔线与版头部分的红色分隔线等高等宽（高0.35mm，宽156mm），只有颜色不一样。

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记中其他要素与印发机关和印发日期之间需要添加一条细分隔线（高0.25mm，宽156mm）。版记中最后一个要素之下也有一条黑色分割线（高0.35mm，宽156mm），该分隔线与公文最后一页的版心下边缘重合（见图1-28）。版记必须写在偶数页上，即便公文很短，第一页就可以放下全部内容，版记也必须写在第二页。

（1）抄送机关

相关要求如下。

●主送机关与抄送机关的格式一样，二者之间不加分隔线。

●左右各空一字。

●用四号仿宋体。

●完整形式为“抄送+冒号+各抄送机关”，各机关之间用顿号（同一系统）或逗号（不同系统）分隔，换行时与冒号后的第一个抄送机关首字对齐，最后用句号结尾。

●各机关名称应该使用全称或规范化简称或统称。

●按照上级机关、同级机关、下级机关的顺序排列。

（2）印发机关和印发日期

相关要求如下。

●印发机关指公文的印制部门，不一定是发文部门。

●印发日期是接稿后送去印刷的时间，法定公文的处理程序较长，成文日期与印发日期常有时间差。

●印发机关和印发日期都写在抄送机关下一行，印发机关居左，印发日期居右。

●印发机关和印发日期都用四号仿宋体。

●印发机关左空一字，用机关全称或规范化简称。

●印发日期右空一字，用阿拉伯数字写全年、月、日，后面加“印发”二字。

5.版心外

页码放在版心外，也有固定的格式要求。

●页码两边各空一字，左右各加一条线“-”，线与版心下边缘的距离是7mm。

●一般用四号半角宋体阿拉伯数字。

●奇数页和偶数页页码标注形式不同（见图1-29和图1-30）。

●附件和正文装订在一起时，附件页码接着正文页码；不装订在一起时，附件独立编页码。

6.三种公文的特殊格式

函、命令和纪要这三种公文的格式与其他公文的格式有所不同（见表1-11和图1-31、图1-32、图1-33）。

纪要的格式比较特殊，需要写清楚参会人员、时间、地点等。会议的种类繁多，各组织的会议形式也不固定，一种会议纪要格式很难满足所有组织的需求，所以各组织可以根据实际需要制定能满足自身需要的格式。