2.1.3　运用公式判断满足条件的数据

在条件格式的规则类型中还有一个“使用公式确定要设置格式的单元格”规则类型，它表示使用公式来判断满足条件的单元格。利用公式建立条件可以让条件的判断更加灵活，但是要应用好这项功能，需要应用到一些函数，因此需要对Excel函数有所了解。下面举出几个例子来带大家认识这项功能。

1．查看周末的加班记录

例如在加班统计表中，可以通过建立公式来快速标识出周末加班的记录。

❶选中目标单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”下拉按钮，选择“新建规则”命令（见图2-21），打开“新建格式规则”对话框。

图2-21

❷在“选择规则类型”栏中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在下面的文本框中输入公式“=WEEKDAY(A3,2)>5”，如图2-22所示。

图2-22

❸单击“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框。对需要标识的单元格进行格式设置，这里设置单元格背景颜色为“黄色”，如图2-23所示。

图2-23

❹单击“确定”按钮，返回到“新建格式规则”对话框中，再次单击“确定”按钮，即可将选定单元格区域内的双休日以黄色填充色标识出来，如图2-24所示。

图2-24

专家提示

WEEKDAY函数返回日期对应的星期数，用数字1到7表示星期一到星期日。这里的公式返回大于5的数值，也就是返回6、7对应的周六和周日。

另外，利用公式建立条件可以处理更为复杂的数据，让条件的判断更加灵活。要想应用好些这项功能，需要对Excel函数有所了解。

2．突出显示各行中的最大值

要突出显示各行中的最大值，需要使用公式来进行条件格式的设置。本例中突出显示各行中的最大值，可以很直观地看到各车间工人在6个月中最高生产量出现在哪个月。

❶选中目标单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建规则”命令（见图2-25），打开“新建格式规则”对话框。

图2-25

专家提示

这里要对每一行中的各个数据进行判断并找到最大值，因此选择目标区域时注意是多列而不是单列。

❷在“选择规则类型”栏中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在下面的文本框中输入公式“=B2=MAX($B2:$G2)”，如图2-26所示。

图2-26

❸单击“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框。对需要标识的单元格进行格式设置，如图2-27所示。

图2-27

❹单击“确定”按钮，返回到“新建格式规则”对话框中，再次单击“确定”按钮，即可看到各行中的最大值以特殊颜色进行了标记，如图2-28所示。

图2-28

3．突出显示出勤率最低的员工

关于最大值的判定及突出显示，通过灵活的变化公式可以达到不同的可视化显示目的。在本例中，要求将出勤率最低的员工姓名特殊显示出来，其操作方法如下。

❶选中目标单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建规则”命令（见图2-29），打开“新建格式规则”对话框。

图2-29

专家提示

这里要求让“姓名”这一列满足要求时突出显示，因此在选择目标区域时，注意要准确地选中“姓名”列，而不是选中“出勤率”列。

❷在“选择规则类型”栏中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在下面的文本框中输入公式“=F2=MIN(F$2:F$26)”，然后单击“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框，设置格式后返回，如图2-30所示。

图2-30

❸单击“确定”按钮，即可看到“出勤率”列中最小值所对应的“姓名”列中的姓名已以特殊颜色进行标记，如图2-31所示。

图2-31

知识扩展

数据区域被设置了条件格式后，如果数据发生变化，条件格式会根据当前数据自动重新标记。如果不想再让该区域显示条件格式，则可以把条件格式规则删除。在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”下拉按钮，在下拉菜单中选择“管理规则”命令，打开“条件格式规则管理器”对话框，列表中会显示所有定义的规则，选中规则（见图2-32），单击“删除规则”按钮即可。

图2-32

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